督促状は郵送とSMSどちらが最適？費用・法的効力を比較して選ぶ正しい方法

顧客や取引先からの入金が遅れていて、どのように対応すべきか悩んでいませんか。電話やメールで連絡しても改善が見られない場合、次の有効な手段となるのが督促状の送付です。

ただし、「どの郵送方法を選ぶべきか」「相手との関係を悪化させないか」といった不安もつきものです。

本記事では、状況に応じた督促状の最適な郵送方法を、メリット・デメリット・費用・法的効力までわかりやすく比較しながら解説します。正しい手順を理解し、トラブルを避けつつ確実な債権回収を実現しましょう。

さらに、郵送での督促に課題を感じている方には、多機能SMS配信サービス「SMAPS」を活用した督促方法もご紹介します。多機能SMS配信サービス「SMAPS」なら、業務の手間を削減しながら、お客様にも便利でスピーディーな支払い体験を提供できます。詳しくは下記をご覧ください。

【 お知らせ 】多機能SMS送信サービス「SMAPS」が主要スマホ決済に対応。払込用紙不要でSMSから即時決済が可能に

督促状とは？基本概要と送るタイミング

督促状とは、支払い期日を過ぎても入金がない場合に、相手方に対して支払いを促すために送付する書面です。単なるお願いではなく、「支払いをしてください」という意思表示であり、法的な意味を持つ場合もあります。

督促状を送るタイミングは、一般的には支払い期日を過ぎてから1週間～2週間後が目安です。あまりにも早い段階で送ってしまうと、相手に不快感を与えてしまう可能性があるため、ある程度の猶予期間を設けます。また、遅すぎる場合も、相手方の支払意欲を削いでしまう可能性があるので注意が必要です。

未払い金の回収に使う書類には、督促状以外にも「催促状」「催告書」があります。3つは似ていますが、送るタイミングや言葉の強さ、法的な意味合いが異なります。状況に応じて適切に使い分けることが、円滑な債権回収の第一歩です。

督促状と催促状の違い

催促状は、支払期限を過ぎて間もない時期に送る、比較的穏やかな「お願い」の文書です。相手が支払いを単純に忘れている可能性を考慮し、今後の取引関係に影響が出ないよう配慮した表現を使います。

一方で督促状は、催促しても支払いがない場合に送る、より強い「要求」の文書です。

下記記事では、未入金の催促メールの基本マナーから状況別の文例をわかりやすく解説しています。ぜひ参考にしてください。

【関連記事】【例文付き】未入金の催促メールはどう送る？文面作成のポイントと確実に届ける方法を解説

督促状と催告書の違い

督促状を送っても支払いがない場合、最終手段として「催告書」を送付します。催告書は、「期限内に支払わなければ法的措置を取ります」という最終通告です。

そのため、後々の裁判で証拠として使えるよう「内容証明郵便」で送るのが一般的です。

督促状の出し方｜郵送前に準備すべきこと

督促状を送付する際は、事前の準備が重要です。ただ文書を作成して送るだけではなく、封筒の選び方から記載内容の確認、郵便局での手続きまで、いくつかのステップがあります。

正しい手順を踏むことで、督促の効果を最大限に高められます。

封筒の準備と宛名の書き方

督促状を送る封筒は、白色の無地で中身が透けない二重封筒が望ましいです。茶封筒は一般的な事務連絡で使われることが多く、重要度が伝わりにくい可能性があります。宛名は、法人の場合は「会社名＋代表取締役名」、個人の場合は「氏名」を正確に記載しましょう。

文書に必ず記載すべき項目

督促状には、「誰が誰に対して」「何を」「いつまでに支払ってほしいのか」を明確に記載する必要があります。記載漏れがあると、督促状としての効力が弱まる可能性があるため注意しましょう。

以下の項目は必ず盛り込むようにしてください。

• 発行日
• 宛先（相手の会社名・氏名）
• 差出人（自社の会社名・住所・連絡先）
• 件名（「督促状」「お支払いのお願い」など）
• 請求内容（請求書番号、商品名、金額など）
• 支払期限
• 振込先口座
• 支払いがない場合の対応（例：法的措置を検討する旨）

郵便局での差し出し手続き

普通郵便や特定記録郵便は、ポスト投函で送付できます。しかし、簡易書留や内容証明郵便は、郵便局の窓口で手続きが必要です。

特に内容証明郵便は、同じ内容の文書を3通（相手用、郵便局控え、自分用）用意するなど、独自のルールがあるため事前に確認しておきましょう。

【比較表あり】督促状の郵送方法4種類

督促状の郵送方法には、主に4つの選択肢があります。それぞれに費用、証拠としての能力、相手に与える心理的影響が異なります。

どの方法が最適かは、未払いの状況や取引先との関係性によって変わるため、それぞれの特徴を理解し、最適な手段を選んでください。

普通郵便・特定記録郵便・簡易書留・内容証明郵便には、それぞれ「どの程度、相手に確実に届いたことを証明できるか」という確実性に違いがあります。以下で、主な特徴を比較してみましょう。

※基本料金別

1.普通郵便：コストを抑えたい初期段階に

普通郵便は、もっとも手軽で費用を抑えられる郵送方法です。支払期限を少し過ぎた段階で、まずは相手に支払いを思い出してもらうために使うのに適しています。

しかし、送付した記録が一切残らないため、相手が「受け取っていない」と主張した場合、送付の事実を証明することができません。紛失や遅延のリスクがあり、確実性はもっとも低くなります。

2.特定記録郵便：送付の事実を安価に記録

特定記録郵便は、郵便局が郵便物を引き受けた日時を記録してくれるサービスです。普通郵便に210円を追加することで利用でき、差し出した事実を証明できます。

引き受けから配達までの配送状況を追跡できるため、普通郵便より紛失リスクが低くなります。

ただし、「確実に相手へ配達された」という記録までは残らないため、配達の完了を証明することはできません。また、中身の内容を証明する機能もなく、法的な証拠としての効力は限定的です。

3.簡易書留：配達記録と手渡しで確実性を担保

簡易書留は、郵便物の引受から配達までの過程が記録され、受取人に直接手渡しされます。相手が受け取った事実を証明できるため、普通郵便よりも確実性が高い方法です。また、万一の場合の損害賠償制度があることや、受取人の受領印または署名が必要なことから、より確実な配達が期待できます。

「重要なお知らせである」という意思表示にもなり、相手に一定の緊張感を与える効果が期待できます。

郵送コストや手間が気になる方は、簡易書留の料金や送り方を徹底解説した下記の記事もぜひご覧ください。

【関連記事】簡易書留の料金と送り方を徹底解説！新常識はSMS通知が代替手段に

4.内容証明郵便：法的措置を視野に入れた最終手段

内容証明郵便は、「いつ、どのような内容の文書を、誰から誰宛てに差し出されたか」を郵便局が証明してくれるサービスで、もっとも確実性の高い方法です。

送付した文書が法的な証拠として極めて高い効力を持つため、法的措置を視野に入れた最終通告として利用されます。ただし、記載内容が法的に正当かまでは保証されず、文書自体に法的拘束力があるわけではありません。

また、民法上の「催告」にあたり、債権の消滅時効の完成を6カ月間猶予させる効果もあります。この効果は1回限りで、同じ方法による再催告では効力が生じないため注意が必要です。

参照：民法第百四十七条

【状況別】督促状の郵送方法選び方ガイド

督促状の郵送方法は、状況に応じて段階的に使い分けるのが効果的です。最初から強い手段に出ると、相手の感情を損ね、かえって支払いが滞る可能性もあります。

取引先との関係性や相手の対応を見ながら、冷静に判断しましょう。

関係性を維持したい初期段階：普通郵便/特定記録

支払期限を過ぎてから1週間〜2週間程度の初期段階では、普通郵便か特定記録郵便で穏やかに催促するのが良いでしょう。

初期段階では、相手が単に支払いを忘れているだけの可能性も十分に考えられます。取引関係を維持するためにも、「ご確認のお願い」といった丁寧な姿勢で臨むことが大切です。

警告の度合いを強めたい中期段階：簡易書留

最初の催促から3週間程度経過しても支払いがない場合は、次のステップに進みます。簡易書留で督促状を送ることで、自社の要求が正式なものであることを明確に伝えることが可能です。

手渡しで配達されるため、相手も「無視できない」と感じ、支払いに応じる可能性が高まります。

法的措置を視野に入れる最終段階：内容証明郵便

再三の催促にも応じず、支払い意思が見られない場合は、法的措置を検討せざるを得ません。その前段階として、内容証明郵便で最終通告となる督促状を送付するのが一般的です。

最終段階では「これ以上支払いに応じないなら、裁判も辞さない」という強い意思表示であり、相手に与える心理的プレッシャーはもっとも大きくなります。

【テンプレートあり】督促状の文書作成ポイントと例文

督促状を作成する際は、封筒の書き方から文書の内容まで、ビジネスマナーの遵守が重要です。失礼な印象を与えると、相手も感情的になり、問題がこじれる原因になりかねません。本章では、すぐに使えるテンプレートと合わせて、作成のポイントを解説します。

封筒の記載項目

封筒の表面には宛先を、裏面には差出人の情報を正確に記載します。表書きには、重要書類であることを示すために「親展」「重要書類在中」と朱書きするのが一般的です。

「督促状在中」と直接的に書くのは、相手に高圧的な印象を与え、また第三者に内容を推測される可能性があるため避けましょう。

具体的な内容は以下の通りです。

文書の記載項目

督促状の本文には、必要な情報が漏れなく記載されていることが重要です。感情的な表現は避け、客観的な事実を簡潔かつ明確に伝えるよう心がけましょう。以下のチェックリストを参考に、記載漏れがないかご確認ください。

1. 発行日：文書を作成した日付
2. 宛名：相手の会社名、役職、氏名
3. 差出人情報：自社の会社名、住所、電話番号、担当者名
4. 件名：「お支払いのお願い」「督促状」など、内容がわかる文言
5. 本文：請求内容（請求書No.、金額など）と、支払いが遅れている事実
6. 支払期限：明確に設定された新たな支払期限（例：本書到着後7日以内）
7. 振込先：振込先の金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義
8. 結び：期限までに支払いがない場合の対応について

初期段階の督促文例

件名：お支払いのご確認のお願い

拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さて、〇月〇日付でご請求いたしました〇〇の代金（請求書番号：XXXXXX）につきまして、本日現在、ご入金の確認が取れておりません。お忙しいところ恐れ入りますが、お支払い状況のご確認をお願い申し上げます。

中期段階の督促文例

件名：【再】お支払いのお願い

拝啓　再三お願い申し上げております〇〇の代金（請求金額：〇〇円）につきまして、誠に遺憾ながら、本日までにご入金の確認ができておりません。つきましては、本書到着後一週間以内にお支払いいただきますよう、お願い申し上げます。

最終段階の督促文例

件名：督促状

前略貴社に対し、下記代金のお支払いを再三お願いして参りましたが、いまだお支払いいただけておりません。つきましては、令和〇年〇月〇日までに下記口座へお振込みくださいますよう、本書をもちまして最終通告申し上げます。万一、上記期限内にお支払いいただけない場合は、誠に不本意ではございますが、法的手続きに移行せざるを得ませんので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

督促状の送付タイミング

督促状を送るタイミングは非常に重要です。早すぎると相手に「対応を急かされている」という印象を与え、遅すぎると回収の機会を逃す可能性があります。一般的には、以下のタイミングで送付されることが多いです。

• 初期段階：支払い期日後1週間～10日程度
• 中期段階：最初の督促状送付後2週間程度
• 最終段階：2回目の督促状送付後2週間程度

これらのタイミングはあくまで目安であり、債権額や取引の状況に応じて柔軟に対応する必要があります。また、督促状の送付前に、電話やメールによる状況確認がおすすめです。これにより、誤解や行き違いを防ぎ、円満な解決につながる可能性があります。

督促状が返送された場合の対応

督促状が返送される理由は、以下のようなものが考えられます。

• 宛先不明：転居や宛先住所の誤りにより、宛先に居住者がいない場合
• 受取拒否：宛先の受取人が、督促状の受け取りを拒否した場合
• 保管期間経過：不在通知が投函されたものの、保管期間内に受取人が郵便局で受け取らなかった場合
• 郵便事故：郵便物の紛失や破損などの事故により、宛先に届かない場合
• 宛先住所の不備：住所の記載が不完全であったり、誤字脱字がある場合

督促状が返送された場合、以下の対応が必要です。

返送された督促状は、放置せず速やかに対応することが大切です。適切な対応を取ることで、債権回収の可能性を高め、リスクを最小限に抑えられます。

未払い金回収のための法的措置

督促状を送っても支払いがない場合、最終的には法的な手段を検討しなければなりません。主な方法として、「支払督促」「民事調停」「訴訟」があります。どの手続きも専門的な知識が必要になるため、弁護士などの専門家に相談することをおすすめします。

郵送による督促の課題

これまで見てきたように、郵送による督促は有効な手段ですが、いくつかの課題もあります。特に近年では、郵便料金の値上げやデジタル化の遅れが、企業にとって負担となりつつあります。課題を理解し、より効率的な方法を実施することも重要です。

郵便料金値上げによってコストが増える

郵便料金は年々上昇傾向にあり、督促状の送付コストも無視できません。特に、内容証明郵便や書留を利用する場合、1通あたりにかかる費用は大きくなります。多数の未払い案件を抱える企業にとっては、郵送コストが経営を圧迫する要因にもなり得ます。

【関連NEWS：リンクスが郵便料金の値上げと業務の電子化についてアンケートを実施！】郵便料金の値上げから3カ月！24年内に対策を講じた企業は約9割に上るも、約7割がコスト増を実感。代替ツールは1位「SMS」2位「Eメール」。

郵送方法や書類の不備で効果が薄れる可能性がある

督促状は、書き方や送り方一つで効果が大きく変わります。必要な項目が記載されていなかったり、状況に合わない郵送方法を選んでしまったりすると、相手に軽視され、支払いに応じてもらえない可能性があります。

細心の注意を払って準備しなければなりません。

送付した証拠や法的な拘束力が認められない場合がある

普通郵便には、送付した証拠が残らないという大きなリスクがあります。また、督促状自体には、相手に支払いを強制する法的な拘束力はありません。あくまで支払いを促すための手段であり、最終的には相手の意思に委ねられる部分が大きいのが実情です。

さらに、開封率の低さも課題の一つです。受け取った側が「どうせ請求書だろう」と判断して内容を確認せずに廃棄したり、他の郵便物に埋もれて見落とされてしまったりするリスクもあります。開封されなければ、督促状を送付した意味がなくなってしまいます。

コストや効率が悪い

督促状の作成、印刷、封入、郵送手続きには、時間と手間がかかります。担当者が本来の業務に加え、督促状送付のための作業を行うことは、大きな負担となります。

人的コストや時間的コストを考えると、郵送による督促は必ずしも効率的とは言えません。

開封率の向上と督促業務の効率化には、SMSの活用を検討しよう

郵送による督促の課題を解決する手段として、近年SMS（ショートメッセージサービス）が注目されています。SMSは携帯電話番号宛に直接メッセージを送れるため、郵送に比べて開封率が非常に高いのが特徴です。この特性を活かすことで、督促業務を大幅に効率化できます。

下記記事では、SMS督促の概要から導入の目的、メリットをわかりやすく解説しています。ぜひ参考にしてください。

【関連記事】SMS督促の導入から運用まで徹底解説！企業・自治体担当者向け完全ガイド

SMSを活用した督促方法

SMSは、短文で迅速に連絡できるため、督促の初期段階にもっとも適した手段です。支払期限や請求内容を簡潔に伝えられ、相手の確認状況も把握しやすいため、支払い忘れや手続きの遅れを早期に発見できます。

例えば、SMSで以下の文章を送って支払いを促せます。

【〇〇株式会社】いつもご利用ありがとうございます。お客様の〇月〇日ご請求分につきまして、お支払いの確認ができておりません。お手数ですが、ご確認をお願いいたします。ご不明な点がございましたら、〇〇までご連絡ください。

一般的なSMSには、法的な証拠力が認められていません。送信の事実や内容を完全に立証できないため、郵送による督促状のような強い効力は持たないのが現状です。

そのため、最終通告や重要な通知では、郵送とSMSを併用する方法が最も効果的です。SMSで迅速に伝達しつつ、郵送で法的根拠を補うことで、確実性とスピードを両立できます。

一方、経済産業省の認定を受けた特例事業者が提供するSMSサービス「SMAPS」を利用すれば、郵送と同等の法的効力を持つSMS送信が可能です。これにより、コストを抑えながらも、法的リスクに配慮した確実な督促・通知が実現します。

SMSを活用した督促の事例

実際に多くの企業や自治体が、SMSを督促業務に活用し、電話や郵送だけでは連絡がつかなかった顧客にもアプローチして、支払い率の向上や業務コストの削減につながっています。本章では、具体的な成功事例を2つご紹介します。

自治体の事例（コスト削減・回収率改善）

静岡県湖西市水道課の総務給水係では、水道サービスの企画や料金管理、新規契約の手続きを行っています。

市民のライフスタイルの多様化に対応するため、DXを推進しているものの、検針結果や料金請求は郵送による通知が必要なため、紙ベースでの発行や郵送コストが課題でした。また、決済手段も口座振替と納付書払いに限られていることも課題に感じていたそうです。

そこでSMS配信サービスSMAPSを導入し、「検針票等のSMS配信サービス」「SMSの本人認証を活用したクレジット決済」「SMSによる漏水お知らせサービス」を提供開始しました。

その結果、導入から約2年間で1,135件が納付書払いからクレジットカード決済に移行し、年間約6,800通の納付書コストの削減に成功しています。また、未払いや再徴収の手間が軽減され、債権管理の効率化も実現しています。

【活用事例】湖西市 ：水道課 総務給水係「SMSは本人確認できる最適なツール」検針・支払いのデジタル化で業務効率が大幅向上

企業の事例（回答率が50％から70〜80％に改善）

アニコム損害保険株式会社では、保険料支払い管理業務の効率化を目的にSMS配信サービスを導入しています。これまでは、郵便配達の遅延や口座情報確認の長期化といった課題があり、迅速かつ確実な顧客対応が求められていました。

そこで「SMAPS」を活用し、未払い顧客にコンビニ決済用バーコードを送信するほか、住所確認や問い合わせ対応にも対応しました。

導入の結果、回答率が50％から70〜80％に改善し、月約8時間の業務時間削減と年間約60万円の郵送費削減を実現しています。また、到着遅延に関するクレームも減少し、顧客満足度向上にもつながっています。

【活用事例】アニコム損害保険株式会社：水道課 総務給水係「SMSは本人確認できる最適なツール」検針・支払いのデジタル化で業務効率が大幅向上

法的効力を認められたSMS配信サービス「SMAPS」ならワンストップでSMS督促を安心・安全に通知可能

SMAPSは、国内初の経済産業省認定のSMS配信サービスで、請求書や重要な情報を安全かつ確実に通知できることが特徴です。

従来の内容証明郵便や配達証明郵便に匹敵する機能を備えており、督促状などの郵送業務デジタル化を推進する手段として高い信頼性を誇ります。

SMAPSは、督促業務に課題を抱える企業や自治体にとって、課題解決を実現する最適なソリューションです。大幅なコスト削減や業務効率化を可能にし、顧客満足度の向上にも寄与します。

SMAPSについて詳しく知りたい方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

SMS配信サービス 「SMAPS」はこちら

SMSを活用して確実かつ穏便に支払いを促そう

督促状の郵送は未払い金の回収に有効ですが、状況に応じて適切な手段を選ぶことが大切です。取引先との関係を保ちながら確実に回収するためには、段階的で冷静かつ毅然とした対応が求められます。本記事でご紹介した郵送方法の特徴や文例を参考にしてください。

一方で、郵送にはコストや手間がかかるという課題もあります。これを解決し、業務効率を高める手段として注目されているのがSMS督促です。携帯電話番号だけで確実に届くSMSは、スピードと確実性を兼ね備えた新しい選択肢と言えるでしょう。

とはいえ、SMS配信サービスは数多くあり、「どれを選べば良いのかわからない」と悩む声も少なくありません。そこでおすすめしたいのが、株式会社リンクスが提供するSMS配信サービス「SMAPS」です。法的な裏付けと多機能性を備えたSMAPSなら、効率的かつ安心して督促業務を行えます。

多機能SMS送信サービス「SMAPS」なら、業務の手間を減らしつつ、お客様にも便利でスピーディーな支払い体験をご提供できます。詳しくは下記をご覧ください。

【 お知らせ 】多機能SMS送信サービス「SMAPS」が主要スマホ決済に対応。払込用紙不要でSMSから即時決済が可能に