簡易書留の料金と送り方を徹底解説！新常識はSMS通知が代替手段に

契約書や請求書、チケットや商品券など、大切な書類や貴重品を送る際には、普通郵便ではなく簡易書留の利用をおすすめします。簡易書留なら、引受と配達が記録されるだけでなく、万一の場合には5万円を上限に損害が補償されるからです。

ただし、簡易書留は送れるものが限られており、普通郵便とは送り方や料金も異なるため、利用時には正しい知識が必要です。

本記事では、簡易書留の出し方や料金、利用する際の注意点を解説します。また、簡易書留の代替手段として普及が進んでいるSMSのメリットについて、簡易書留と比較しながらわかりやすく解説します。

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簡易書留とは？まず知っておきたい基本

簡易書留とは、日本郵便が提供する郵便オプションサービスの一つです。第1〜4種郵便物・ゆうメールで利用でき、普通郵便に比べて、より安全に大切な郵便物を届けたい場合に適しています。

最大の特徴は、郵便物の「引受」と「配達」の過程が記録され、万が一の際には損害賠償が受けられる点です。

コストと安全性のバランスが取れているため、個人から法人まで幅広く利用されています。速達や配達日指定、内容証明といったサービスと組み合わせて利用できる点も、大きな特徴です。

一般書留・現金書留との違い

書留サービスには、簡易書留の他に「一般書留」と「現金書留」があります。それぞれの特徴として、補償額と記録される追跡範囲に違いがあります。

簡易書留は、一般書留よりも料金が安く設定されている代わりに、補償額と追跡の範囲を限定している点が特徴です。より高価なものや、配達過程のすべてを記録したい場合は、一般書留の利用が適しています。また、現金を送る場合は、法律で現金書留の利用が義務付けられています。

【参考】：郵便局/書留

送れるもの／送れないもの

簡易書留では、手紙や書類といった「信書」に加え、チケットやアクセサリーなどの小さな「物品」が送れます。

ただし、送れないものも明確に定められています。

損害賠償（上限5万円）と記録の仕組み

簡易書留の大きなメリットが、損害賠償と追跡サービスです。

損害賠償：万一、郵便物が破損したり届かなかった場合でも、実際の損害額について原則5万円を上限に補償されます。高額なものには適していませんが、「絶対に紛失したくない」という場合に安心です。

記録の仕組み：郵便局で差し出した記録（引受）と、相手に届けた記録（配達）が残ります。郵便局で受け取る控え（受領証）に記載された「お問い合わせ番号」を使えば、インターネットで配達状況を確認できるため、送る側も受け取る側も安心です。

【参考】郵便局/郵便追跡サービス

簡易書留の料金と利用条件

簡易書留の料金体系は、非常にシンプルです。通常の郵便料金に、オプションとして一律の追加料金を支払うことで利用できます。

ここでは、その料金体系や利用できるサイズについて詳しくご説明します。

基本料金と加算料金の考え方

簡易書留の料金は、以下の計算式で算出されます。

「総額 = 郵便物の基本料金 + 簡易書留料（350円）」

郵便物の基本料金は、送るものの種類（定形郵便、定形外郵便など）や重さによって変動します。簡易書留の加算料金は、2024年10月の郵便料金改定後も350円で据え置きです。

なお、下記記事では2024年に実施された郵便料金値上げについて詳しく解説しています。

【関連記事】2024年郵便料金値上げ対策完全ガイド！IT活用でコスト削減を実現！

サイズと重量の制限

簡易書留として送れる郵便物のサイズと重量は、通常の郵便物の規定と同じです。代表的なものの規定は以下の通りです。

これらのサイズや重量を超える場合は、「ゆうパック」など別のサービスを利用する必要があります。

書留にかかる総額の目安

実際に簡易書留を利用すると、郵便物の基本料金に加えて 簡易書留料（350円） が加算されます。よく使われるケースを例に、総額の目安を以下にまとめました。

このように、郵便物の重さに応じて合計金額は変わります。請求書や契約書など、日常的に送付するケースが多い25g以内の定形郵便物なら460円が目安となります。

簡易書留の出し方を3つの手順で解説

簡易書留の送り方は、決して難しくありません。郵便局の窓口で簡単な3つのステップを踏むだけで完了します。初めての方でもスムーズに手続きできるよう、手順を一つずつ解説します。

Step1：宛名と封筒を準備する

まず、送りたいものを封筒に入れ、宛名を正確に記入します。

• 封筒：封筒の種類に特別な指定はなく、送るもののサイズに合った市販の封筒で問題ない
• 宛名：表面に相手の郵便番号、住所、氏名を、裏面には自分の郵便番号、住所、氏名を書く
• 切手：切手は貼らずに郵便局の窓口へ持参しても問題なく、料金は窓口で現金やキャッシュレスで支払える

Step2：郵便局窓口で差出票を記入する

簡易書留は、ポストには投函できません。必ず郵便局の窓口へ行き、そこで専用の「書留・特定記録郵便物等差出票」を受け取り、必要事項を記入します。

記入する主な項目は以下の通りです。

• 差出人（ご依頼主）の住所・氏名
• 受取人の氏名

差出票の書き方がわからない場合は、窓口の局員が丁寧に教えてくれるのでご安心ください。

Step3：料金を支払い、控えを受け取る

差出票の記入が終わったら、送りたい郵便物と一緒に窓口へ提出します。料金を支払うと、差出票の控え（お客様控え）とレシートが渡されます。

この控えには、荷物を追跡するための「お問い合わせ番号」が記載されているので、相手に届くまで必ず大切に保管してください。

以上で発送手続きは完了となります。

受け取りの流れと不在時の対応

簡易書留を受け取る場合の流れも確認しておきましょう。普通郵便とは異なり、ポストに直接投函されることはありません。

対面での受け取りが基本で、不在時には再配達の手続きが必要です。

対面での受け渡し（サインまたは印鑑が必要）

簡易書留は、配達員が受取人の住所へ直接訪問し、対面で手渡すのが原則です。（土日・祝日も配達される）その際、受け取った証明として、受取人のサインまたは印鑑（認印でも可）が求められます。これは、確実に配達したことを記録に残すためです。

基本的には本人宛ですが、同居しているご家族でも代理で受け取れます。

不在票を確認し、再配達を依頼する方法

配達時に留守だった場合、郵便受けに不在連絡票が投函されます。不在連絡票に記載されているのは、郵便物の種類（簡易書留など）、お問い合わせ番号、配達担当の郵便局名と連絡先、保管期限などです。

受け取るためには、以下のいずれかの方法で再配達を依頼する必要があります。

• 電話： 不在連絡票に記載された電話番号に連絡し、希望の配達日時を伝える
• インターネット： 日本郵便の「再配達のお申し込み受付」サイトにアクセスし、必要事項を入力する
• 郵便局窓口： 不在票と本人確認書類（免許証など）、印鑑を持参し、担当の郵便局で直接受け取る

郵便局での保管期間は不在連絡票が投函された日から原則7日間です。期限内に必ず受け取ってください。

【参考】郵便局/配達の申し込み受付

簡易書留がよく使われる場面と注意点

簡易書留は、その特性から特定のシーンで非常に役立ちます。ここでは、よく使われる場面と、利用する際の注意点について解説します。

企業や官公庁から指定された場合

大学の願書や公的な申請書類など、提出先から「簡易書留で郵送すること」と明確に指定されるケースがあります。これは、提出先が「送付された事実」と「受領した事実」を確実に記録に残したいと考えているためです。

具体的な指示がある場合は、簡易書留を利用するのが必須です。

記録を残したい契約書や請求書など

法的な効力を持つ契約書や、支払いを証明する必要がある請求書、領収書などを送る際にも簡易書留が有効です。追跡サービスで相手に届いたことを確認できるため、「送った」「受け取っていない」といったトラブルを防ぐことができます。

また、コンサートのチケットや金券類（現金は除く）など、再発行が難しいものを送る際にも安心して利用できます。

注意点：現金は送れない、ポスト投函不可

簡易書留を利用する上で、必ず守らなければならない重要な注意点が2つあります。

1. 現金は絶対に送れない
   繰り返しになりますが、簡易書留の封筒に現金を入れることは郵便法で禁止されています。現金を送る場合は、必ず「現金書留」をご利用ください。
   
2. 郵便ポスト・コンビニからは発送できない
   簡易書留は、郵便局の窓口でのみ手続きが可能です。差出の記録を取る必要があるため、郵便ポストに投函したり、コンビニのレジで手続きを依頼したりすることはできません。

簡易書留の弱点と限界

便利で安心な簡易書留ですが、いくつかの弱点や限界もあります。特にビジネスシーンで大量の通知を送る場合には、非効率な面があります。

代替手段を検討するためにも、その課題点について具体的に理解しておきましょう。

1通あたりの料金が高い

普通郵便は110円（定形25g以内）から送れますが、簡易書留は最低でも460円かかります。

不定期で少数の発送であれば許容範囲かもしれませんが、毎月数十通、数百通と発送する企業や自治体にとっては、かなりのコスト負担となります。

書類作成や郵送手続きに時間がかかる

簡易書留を送るためには、まず書類を印刷し、封筒に入れ、宛名を書き、郵便局の窓口で差出票「書留・特定記録郵便物等差出票」を記入し、順番を待って手続きをする必要があります。この一連の作業には、時間と手間が必要です。

特に窓口が混雑している場合は、発送作業だけで多くの時間を費やしてしまうことがあります。

多数への一括通知には不向き

数十人、数百人に対して一斉に重要なお知らせを送りたい場合、簡易書留で一通ずつ手続きを行うのは非常に非効率です。宛名書きや封入作業だけでも膨大な手間がかかり、人件費も無視できません。

そのため、大量発送を前提とする通知には、簡易書留よりも他の手段を選ぶ必要があります。

簡易書留の課題を解決するSMS通知のメリット

簡易書留が抱える「コスト」「手間」「非効率」といった課題を解決する手段として、今注目されているのが「SMS：ショートメッセージサービス」を利用した通知です。携帯電話番号さえわかっていれば、ほぼ確実にメッセージを届けられます。

そのメリットは多岐にわたるため、ここで詳しく解説します。

数秒で届く速さと高い到達率

SMSは、送信ボタンを押してからわずか数秒以内で相手の携帯電話にメッセージが届けられます。また、携帯電話の標準機能であるためアプリのインストールが不要で、メールのように迷惑メールフォルダに振り分けられることもありません。

到達率や開封率も非常に高いため、この速さと確実性は簡易書留にはない大きな魅力です。

低コスト（数円〜数十円）で利用できる

簡易書留は1通あたり数百円かかりますが、法人向けSMS配信サービスの料金は1通あたり数円から数十円と非常に低コストです。

パソコン画面ですべての操作が完了するため、郵送にかかっていた印刷代、封筒代、郵送費、人件費を大幅に削減でき、企業のコスト削減に大きく貢献します。

下記記事では、顧客へのDM（ダイレクトメール）にSMSを活用してコスト削減する方法について詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

【関連記事】郵便料金値上げ対策！DM代替手段のSMS送信サービスを徹底解説

送達記録や開封状況を残せる

法人向けSMS配信サービスの中には、メッセージが相手の端末に届いたかどうかの「送達記録」を取得できるものがあります。さらに、メッセージ内に記載したURLを相手がクリックしたかどうかを計測することで、実質的な「開封確認」も可能です。

これにより、簡易書留の配達記録と同等の証拠力を確保できます。

下記記事では、SMSの開封率が高い理由について詳しく解説しています。

【関連記事】【2025年最新版】SMSの開封率とは？他ツール比較・改善法・成功事例までわかりやすく解説

本人認証やPDF送付にも対応

SMSは、パスワードと認証コードと組み合わせるなどの多要素認証により、携帯電話番号と結びついた強力な本人確認手段として活用できます。

また、サービスによっては、SMSで送ったURLの先にパスワード付きのPDFファイルを設置することで、契約書や請求書などの重要書類を安全に送付することも可能です。

下記記事では、SMSを使った本人認証の有用性について詳しく解説しています。ぜひ、セキュリティ強化の参考にしてください。

【関連記事】多要素認証と二段階認証の違いを徹底解説｜SMS認証で強化するセキュリティ対策

一斉送信・自動化で業務を効率化

SMS配信サービスを利用すれば、数百件、数千件といった宛先にも、ボタン一つで一斉にメッセージを送信できます。さらに、既存のシステムと連携（API連携）することで、特定の条件を満たした顧客への通知を自動化することも可能です。

これにより、手作業による通知業務を大幅に効率化できます。

下記記事では、SMSの一斉送信について、メリットや成功事例を具体的にご紹介しています。

【関連記事】SMS一斉送信で業務効率化とコスト削減！導入すべき理由や企業・自治体の成功例も

簡易書留とSMSを徹底比較

続いて、簡易書留とSMSの特徴を、比較表で整理してみました。

以上のように、法的効力を持つ原本の送付など、物理的な「モノ」を送る必要がある場合を除けば、SMS通知は多くの点で優れていることがわかります。

下記記事では、企業や自治体が利用できるSMS配信サービスについて詳しく解説しています。ぜひ導入の参考にしてください。

【関連記事】【企業・自治体向け】SMS配信サービスの料金体系や相場は？最適なサービス選定のポイントも解説

自治体が導入したSMS通知の成功事例

SMS通知の信頼性は、多くの自治体で採用されていることからも裏付けられています。

実際に、税金の納付督促、健康診断や予防接種のお知らせ、さらには災害時の緊急連絡といった、従来は郵送やメールで行われていた重要な通知が、SMSに置き換えられ始めています。

この仕組みにより、自治体はコストを大幅に削減 できるだけでなく、住民に対して即時性と確実性の高い情報伝達を実現できるようになりました。結果として、業務効率が改善されると同時に、住民サービスの質も向上しています。

以下では、実際にSMSを導入した自治体の具体的な事例をご紹介します。

湖西市 水道課 総務給水係：「SMSは本人確認できる最適なツール」検針・支払いのデジタル化で業務効率が大幅向上

静岡県湖西市水道課の総務給水係では、水道サービスの企画や料金管理、新規契約の手続きを担っています。

市民のライフスタイルが多様化する中でDXを推進してきましたが、検針結果や料金請求を郵送で通知しなければならないことから、紙ベースの発行や郵送コストが大きな課題となっていました。さらに、決済手段も口座振替と納付書払いに限られており、市民の利便性向上が求められていたのです。

こうした課題を解決するために導入されたのが、SMS配信サービス「SMAPS」です。湖西市では、次の3つの取り組みを展開しています。

• 検針票等のSMS配信サービス
• SMSの本人認証を活用したクレジット決済
• SMSによる漏水お知らせサービス

その結果、導入から約2年間で 1,135件が納付書払いからクレジットカード決済に移行できました。これにより、年間約6,800通分の納付書コストや封入作業が削減されています。さらに、未払いや再徴収の手間も軽減され、債権管理の効率化にも成功しています。

今後は、SMS利用者や検針票が不要な市民に対し、水道料金の割引が適用される予定です。これにより、自治体だけでなく市民にとっても利便性と経済的メリットを享受できる仕組みが広がっていく見込みです。

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重要通知も安心！経済産業省の特例認定を受けた「SMAPS」がおすすめ

法人向けSMS配信サービスの中でも、特に高い信頼性を求めるなら「SMAPS」がおすすめです。

SMAPSは、経済産業省の「グレーゾーン解消制度」を活用し、国内で最初に「電子署名及び認証業務に関する法律」に準拠した本人確認・意思確認をSMSで実現できると認められたサービスです。

数あるSMS配信サービスの中でも、政府から公式に認定を受けた先駆的な存在であり、その信頼性と法的な裏付けは群を抜いています。

これにより、法的に有効な契約や通知をSMSで行うことができ、簡易書留の代替手段として安心して利用することができます。

以下に、これ以外のSMAPSのおすすめポイントをまとめました。

SMAPSなら、重要書類を確実かつスピーディに届けられるだけでなく、コスト削減や業務効率化も同時に実現できます。簡易書留に代わる、これからの時代に最適な通知手段です。

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下記ページでは、SMAPSをご利用いただいているすべての法人をご覧いただけます。

【参考資料】利用法人一覧

重要通知は「簡易書留」と「SMS」を上手に選び分ける時代へ

簡易書留は、普通郵便では不安が残る大切な書類を、安全性とコストのバランスを取りながら送ることができる信頼性の高いサービスです。万一の際の損害賠償や配達状況の追跡機能が備わっているため、送る側・受け取る側の双方に安心をもたらします。

ただし、「現金は送れない」「窓口でしか手続きできない」といった制約がある点には注意が必要です。

一方で、ビジネスにおける大量通知やコスト削減、業務効率化の観点からは、SMS通知という新しい選択肢が注目されています。物理的な書類を送る必要がないケースでは、SMSを活用することで、時間とコストを大幅に節約でき、DX時代に即した効率的な通知手段として活用が進んでいます。

ぜひ導入をご検討ください。

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