【文例付き】家賃滞納の督促状｜送付手順・文例・法的措置まで徹底解説

「支払いが遅れているけれど、どう伝えれば良い？」「関係を悪化させたくない……」「法的に正しい対応がわからない」と、家賃滞納に関する不安を抱える不動産オーナーや管理会社の方も多いのではないでしょうか。

本記事では、家賃滞納が発生した際の督促状作成から送付、法的注意点に至るまで徹底的に解説します。段階別の具体的な文例もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

家賃を滞納されたらどうなる？なぜ発生する？

家賃滞納が生じる背景はさまざまですが、代表的な原因は以下の通りです。

• うっかり忘れ：入金漏れ、自動引き落とし設定の不備など
• 一時的な経済状況の悪化：失業、病気や怪我による入院、冠婚葬祭による急な出費
• 継続的な経済的困窮：収入減、多重債務など
• 意図的な滞納：物件への不満、貸主とのトラブル、支払う意思がないなど

家賃を滞納された場合、不動産オーナーや管理会社には以下の影響が及ぶ可能性があります。

• 収入減による資金繰り悪化：ローン返済や維持管理費の支払いが困難になる
• キャッシュフロー悪化：修繕費・管理費が滞り、物件の品質低下を招く
• 法的対応に伴うコスト増：内容証明、訴訟、強制執行などの費用・手続き負担
• 精神的負担の増加：滞納者との交渉や対応に時間を取られ、心理的負荷が高まる

家賃滞納時はどう対応すべき？督促〜回収までの5ステップ

家賃滞納への対応は、以下の5つのステップで段階的に進めます。

STEP1｜電話やSMSで初期連絡するのはいつ？

支払い期日を過ぎてから1週間以内を目安に、電話やSMSで連絡を入れます。初期段階では「督促」というより、「支払い忘れの確認」のニュアンスで穏やかに伝えることが重要です。

高圧的な態度は避け、「〇月分のお家賃の入金が確認できておりませんが、いかがなさいましたか？」など、相手の状況を伺う姿勢を見せましょう。

STEP2｜催促状はいつ送る？（滞納1〜2週間）

電話やSMSで連絡が取れない、または支払いの約束が守られない場合、書面で通知します。滞納発生から1〜2週間を目安に、「催促状」を送付します。

この時点でも、あくまで支払いを「お願い」するスタンスを崩さず、穏やかな文面を心がけることが大切です。

STEP3｜督促状はいつ送る？（滞納2週間〜1カ月）

催促状を送っても反応がない場合は、より公式な書面である「督促状」を送付します。滞納発生から2週間〜1カ月が目安です。

督促状では、具体的な支払期日を明確に記載し、期日までに支払いがない場合は、連帯保証人へ連絡する可能性があることを示唆します。事態の深刻さを入居者に認識させ、支払いを強く促します。

STEP4｜催告書はどのタイミング？（滞納2カ月〜）

督促状にも応じない場合、最終通告として「催告書」を送付します。一般的には、滞納が2カ月程度に達した段階が送付の目安です。

催告書は、賃貸借契約の解除を視野に入れた、法的に最も強い意味を持つ書面です。裁判で「契約解除の前に支払いの機会を与えた」という重要な証拠となるため、内容証明郵便で送付すると良いでしょう。

STEP5｜法的措置を検討する基準は？

催告書で指定した期日までに支払いがない場合、任意での解決は困難と判断し、法的措置へ移行します。

一般的に、滞納期間が3カ月以上に及ぶと、貸主と借主の「信頼関係が破壊された」と見なされ、裁判所が契約解除と建物明渡しを認めやすくなります。

この段階では、弁護士などの専門家に相談して手続きを進めてください。

【文例付き】家賃滞納の催促状・督促状・催告書テンプレート

本章では、各ステップで実際に使用できる督促状・催告書の文例をご紹介します。ご自身の状況に応じて内容を調整し、ご活用ください。

【初期】支払い忘れを促す催促状

初期段階では、あくまで「確認」と「お願い」の姿勢を伝えることが目的です。支払い忘れの可能性を考慮し、相手を気遣う一文を入れることで、円満な解決を促します。

• ポイント
  ・丁寧でソフトな表現を心がける
  ・滞納額と振込先をわかりやすく記載
  ・「行き違いの際はご容赦ください」の一文で配慮を示す

【中期】連帯保証人連絡の可能性を示す督促状

催促状に反応がない場合、より強い意志を示す必要があります。督促状では、法的措置や連帯保証人への連絡など、次のステップを示唆することで、事態の深刻さを伝えます。

• ポイント
  ・遅延損害金が発生している場合は明記する
  ・最終的な支払期限を明確に設定
  ・期限内に支払いがない場合の措置（連帯保証人への連絡、法的措置の検討）を予告する

【最終】契約解除を通知する催告書（内容証明想定）

任意での支払いを求める最後の通知です。法的手続きへの移行を前提とし、契約解除の明確な意思表示を行います。

後の裁判で強力な証拠となるため、記載内容には細心の注意が必要です。

• ポイント
  ・「催告書」と明確に記載
  ・滞納の事実と合計金額を正確に記載
  ・「本書面到達後〇日以内」と具体的な期限を設定
  ・期限内に支払いがない場合は「本催告書をもって契約を解除する」という意思を明確に表示
  ・内容証明郵便で送付する

参照：全日本不動産協会・改正民法のもとでの無催告解除条項に基づく契約の解除

SMSでの家賃督促も有効｜「確実に届く」からトラブルを防げる

家賃滞納が発生した際は、「早く・確実に」入居者へ連絡を届けることが、解決への最短ルートです。

しかし、実務では…。

• 郵送：手間やコストがかかり、到着まで時間がかかる
• 電話：つながらない・避けられる
• メール：埋もれる、迷惑メールに入る、アドレス変更で届かない

といった課題がつきものです。

その点、SMS（ショートメッセージサービス）は、読まれやすい督促手段として注目されています。

• 高い到達率
• 迷惑メールに振り分けられない
• 電話番号だけで送れる（変更されにくい）
• 受信後すぐに決済URLへアクセスできる

こうした特性により、「初期連絡 → 状況確認 → 支払い案内」までをスムーズに進められるのが大きな利点です。結果として、入居者とのトラブル回避、遅延悪化の防止につながります。

以下では、状況別に使えるSMS文例をまとめました。そのまま利用できるため、督促対応の迅速化・業務負担の軽減にお役立てください。

決済サービスと連携したURLを記載すれば、入居者はSMSから直接支払い手続きに進めるため、入金率の向上が期待できます。

【関連ページ】督促業務の全体像をより深く理解したい方は、「督促業務とは？基本の流れとSMSで実現する効率化の方法を徹底解説」もあわせてご覧ください。

督促状を送る前に何を確認すべき？

督促状の送付は、相手に心理的負担を与える行為であるため、誤送付や認識違いを避けるための事前確認が不可欠です。必ず以下をチェックしましょう。

• 入金状況の再確認：経理処理のタイムラグ・別名義での振込などの可能性をあらためて確認する
• 契約内容の確認：賃料・共益費、支払期日、遅延損害金、連帯保証人の情報など、賃貸借契約書の内容を再確認する
• 過去のやり取りの整理：電話・メール等での連絡日時、文面、相手の反応を記録から確認し、経緯を把握する

これらを怠ると、すでに入金済みの相手へ督促を送ってしまうなどのミスが起き、不要なトラブルや信頼関係の悪化を招く可能性があります。

督促状はどう書く？効果を最大化する書き方

本章では、法的に有効かつ相手に支払いを促すポイントを解説します。

証拠として残すための必須項目は？

督促状を作成する際は、「後の証拠になる内容を正確に残し、相手へ行動を促す」視点が重要です。

法的手続きに発展した場合も踏まえ、最低限記載すべき項目を網羅しましょう。法的手続きで督促状が有効な証拠とするためには、以下項目を正確に記載します。

上記のいずれかが欠けていると、「いつ」「誰に」「何を請求したのか」が曖昧になり、書面としての証拠能力が弱まる可能性があります。

関係悪化を避ける文面づくりのコツ

督促状は、あくまで滞納家賃の支払いを促すための事務的な通知です。感情的な表現は避け、冷静かつ丁寧な言葉遣いを徹底します。

過度に強い表現は、相手の反発を招き、かえって支払いが遅れる要因になるため非推奨です。事実を整理し、冷静かつ丁寧に伝えることで、スムーズな解決につながりやすくなります。

【関連ページ】「【例文付き】やんわり伝える催促メールの書き方｜入金・返信依頼を丁寧に行うコツ」では、失礼にならない表現や文例をご紹介していますので、あわせてご覧ください。

送付方法は普通郵便・内容証明・メール・SMSのどれが最適？

家賃滞納への連絡手段は、状況の深刻度や目的に応じて使い分けることが重要です。それぞれの特徴とメリット・デメリットを理解し、最適な方法を選びましょう。

督促手段別の比較

まずは、普通郵便・内容証明・メール・SMSといった代表的な督促手段の特徴を理解した上で、どの場面で使い分けるべきかを整理しましょう。

ここでは、それぞれのメリット・デメリットや適したフェーズを比較します。

特に、重要通知を確実に届けたい場合は、法的効力を担保できるSMS配信サービスを選ぶことが重要です。

その点、「SMAPS」は民法467条2項に基づく「確定日付のある証書による通知」と同等の法的効力を持つSMS 配信サービス（産業競争力強化法11条の2）であり、通知の確実性と証拠性を両立できます。

債権回収や督促業務のリスクを抑えたい場合に有効な選択肢です。詳しくは以下をご覧ください。

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郵送のメリット・デメリット

郵送は、公式な通知として最も一般的な方法です。書面として記録が残るため、特に内容証明郵便は法的な証拠として非常に強力です。

一方で、届くまでに時間がかかり、コストも発生します。また、相手が不在の場合や受け取りを拒否されると、情報が伝わらないというデメリットもあります。

メールのメリット・デメリット

メールは、コストをかけずに、詳細な内容や複数のファイルを一度に送信できる点、送信記録が残る点がメリットです。

しかし、他のメールに埋もれて見過ごされたり、迷惑メールフォルダに振り分けられたりする可能性があります。相手が日常的にメールをチェックする習慣がない場合、効果も期待できません。

SMSのメリット（高到達率・即時性・決済導線）

SMSは、携帯電話番号さえわかれば送信できる上、受信時に通知がポップアップ表示されるため、非常に高い到達率と開封率を誇ります。メッセージが短いため、要点が伝わりやすく、すぐに読んでもらえる可能性が高いことが特徴です。

さらに、決済ページURLの記載で、受信者がそのまま支払い手続きに進めるため、入金までの流れをスムーズに設計できることも強みです。

SMSでの家賃督促が有効な理由

近年、家賃督促では、従来の連絡手段にはない利点を持つSMSの活用が注目されています。

97〜98％の到達率とは？

SMSは携帯電話の標準機能であり、キャリア回線を通じて配信されるため、メールのように迷惑フォルダへ振り分けられにくい特徴があります。

その結果、携帯電話番号さえ正しければ、97〜98％という非常に高い確率で相手の端末に到達します。

督促業務において、まず「相手に確実に情報を届けること」は最重要ポイントであり、SMSはその点で大きな強みを持つ手段と言えるでしょう。

開封率90％以上は本当？

SMSは受信頻度が少なく、通知が届くと「何の連絡か？」とすぐに確認されやすい特性があります。

そのため、開封率は90％以上とも言われており、メールの平均開封率約15～30％を大きく上回ります。

郵送物が開封されず破棄されたり、電話がつながらなかったりするケースと比べても、SMSは読んでもらえる可能性が圧倒的に高い点が大きなメリットです。

決済リンクでそのまま支払いできる？

SMSに決済ページのURLを記載することで、受信者はメッセージを確認した流れのまま、オンラインで支払い手続きに進めます。

郵送での督促状の受け取りや、コンビニ払込票の準備、銀行振込といった作業が不要になり、手間なく支払える点が大きな利点です。

また、「後で対応しよう」といった後回しを防ぎ、その場で決済を完了しやすくなるため、回収率の向上にも寄与します。24時間いつでも支払えるため、利用者の利便性も高まり、結果としてスムーズな収納業務が期待できます。

「送った／届いた」を証明する方法は？

法人向けのSMS配信サービスを利用すれば、送信日時や相手端末へ正常に届けられたかどうかといった「送達結果」を記録・確認できます。

また、管理画面上で履歴を一覧できるため、「送った／届かなかった」などのやり取りを避けられ、後追いやトラブル対応もスムーズになります。

郵送よりコストが安い？

SMSの送信料は1通あたり8〜15円程度が一般的です。一方、督促状を郵送する場合は、印刷・封筒・切手代（110円〜）がかかり、内容証明郵便になると1,300円以上かかることもあります。

そのため、特に多数へ一括送信する場合、SMSのほうが大幅に低コストで運用できます。

SMSでの督促はどう進める？効率化する3つのポイント

SMS督促の効果を最大化する3つのポイントを解説します。

短く・要点が伝わる文面の作り方

SMSは、一般的に全角670文字（半角1,530文字）の文字数制限があります。

誰から（会社名）、誰へ（入居者名）、何の要件か（〇月分家賃）、どうしてほしいか（支払いのお願い）、連絡先を簡潔にまとめましょう。

送信タイミングの最適化

連絡がつきやすい平日の昼休み（12時〜13時）や、仕事終わりの時間帯（18時〜20時）などを狙って送信すると、確認してもらいやすくなります。深夜や早朝の送信はマナー違反であり、トラブルの原因になるため避けましょう。

支払期日の翌日など、できるだけ早い段階で送ることが、うっかり忘れの防止につながります。

反応データを活用して改善

法人向けSMS送信サービスでは、送信成功率やURLのクリック率などのデータを確認できます。

「この時間帯に送ると反応が良い」「この文面だとクリック率が高い」などのデータを分析し、文面や送信タイミングを改善することで、督促業務全体の効率を高められます。

家賃督促でしてはいけないNG行為

督促は法律と社会通念の範囲で行う必要があり、越権行為は貸主が法的責任を負う可能性があります。

代表的なNG行為とそのリスクは次の通りです。

本人・連帯保証人以外への督促

家賃滞納の事実を、契約者本人や連帯保証人以外の第三者（例えば、勤務先、親族、友人など）に伝えることは、プライバシーの侵害にあたります。

玄関ドアに督促状を貼り出す行為も、第三者の目に触れるため同様にNGです。督促の連絡は、当事者のみに行いましょう。

深夜・早朝の連絡

貸金業法では、午後9時〜午前8時の時間帯に、正当な理由なく電話や訪問で督促を行うことが禁止されています。この規制は主に貸金業者を対象としたものですが、家賃督促においても、深夜・早朝の連絡はトラブルの原因となり得るため避けるのが望ましいとされています。

また、一般的な生活リズムから外れた時間帯の督促は、迷惑行為と受け取られやすく、相手との信頼関係を損ねたり、思わぬトラブルに発展したりする恐れがあるためです。こうしたリスクを避けるためにも、連絡は日中の時間帯に配慮して行うことが望ましいと言えます。

立ち入り・鍵交換など「自力救済」

家賃滞納があっても、貸主が同意なく室内へ立ち入る、鍵を交換して締め出す、家財を処分するなどの行為はいずれも違法です。これらは住居侵入罪・器物損壊罪・窃盗罪に問われる可能性があり、損害賠償に加え、刑事罰の対象となることもあります。

権利行使は、必ず適切な法的手続きに基づいて行う必要があります。「自力で問題を解決しようとする行為（=自力救済）」は原則として認められません。

家賃滞納を未然に防ぐには？3つの方法

家賃滞納を未然に防ぐ方法は以下の通りです。

① 入居審査を適切に行う

収入証明、勤務先・勤続年数、連帯保証人の支払い能力などを確認し、支払い能力に不安がある場合は慎重に判断します。

② 家賃保証会社を利用する

滞納が発生しても家賃が立て替えられるため、貸主の収入が安定します。督促業務も保証会社が担うため、負担軽減につながります。

③ 入居者との良好な関係を保つ

挨拶や設備トラブルへの迅速な対応など、日頃のコミュニケーションが重要です。信頼関係があれば、早期相談につながり、問題の発見と解決が容易になります。

家賃滞納の督促状に必要な「確実な通知」と「証拠性」をSMAPSで実現！

家賃督促でSMSを活用する場合、どのサービスを選ぶかが重要です。ここでは、高い信頼性と充実した機能を備えたSMS送信サービス「SMAPS」をご紹介します。

SMAPSとは？（経産省認定のSMS）

SMAPSは、国内で初めて経済産業省から認定を受けた法人向けSMSサービスです。「債権譲渡通知等に関する特例制度」に対応しており、認定情報システムを通じた通知は、確定日付相当の証拠力を持ちます。

そのため、重要通知を電子的に送る際、内容証明郵便と同等の法的効力を持つ手段として利用可能です。また、送達結果の確認、一斉配信、予約送信、スマホ決済など、督促業務を効率化する機能も多数搭載しています。

セキュリティ体制も整っており、企業・自治体で安心して利用でき、すでに450社以上で導入されています。

下記記事では、不動産業界におけるSMS活用のポイントを、課題解決の視点から事例・導入方法までわかりやすく解説しているので、ぜひご覧ください。

【関連ページ】不動産業界におけるSMS活用完全ガイド｜課題解決から事例・導入方法まで徹底解説

【成功事例】不動産の賃貸借契約や未入金督促におけるペーパーレス化と業務効率化を推進

賃貸管理を行う株式会社Goodリアルエステートでは、郵送にかかるコストや手間、郵便料金の値上げを背景に、ペーパーレス化が喫緊の課題となっていました。

そこでSMAPSを導入し、未入金督促の約9割を郵送からSMSへ切り替えます。これにより、ペーパーレス化と大幅なコスト削減を実現しました。

さらに、SMSからコンビニ払いを促す仕組みを取り入れたことで、請求書作成・郵送作業の削減だけでなく、顧客の利便性向上にも寄与しています。

また、開封確認機能を活用することで、未開封の顧客を把握し、必要な対象へ計画的なフォローが行える体制が整備された点も大きな成果です。

【関連ページ】「不動産の賃貸借契約や未入金督促におけるペーパーレス化と業務効率化を推進」では、SMSを活用したスムーズな通知・決済が効果を発揮しています。

家賃滞納は段階的な督促＋記録管理で解決

家賃滞納への対応は、初期段階で迅速かつ冷静に進めることが鍵です。法に沿って段階的に手続きを行うことで、トラブルを最小限に抑え、円滑な解決につながります。

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