自治体がSMSを活用するメリット｜督促など効果的な活用シーンと成功事例も解説

住民への情報伝達やコミュニケーションの円滑化は、自治体にとって重要な課題です。従来の電話やメールでは、情報が届かないことやタイムラグが発生することがあります。そこで、SMSの活用が注目され、最近では住民サービスの向上や災害時の迅速な対応を目的に、SMSを導入する自治体が増加しています。

しかし、SMSの導入にあたっては「本当に効果があるのか」「費用対効果はどうか」「セキュリティは大丈夫か」といった疑問が残るでしょう。

本記事では、自治体がSMSを活用する際のメリットと具体的な活用シーン、導入時の注意点、成功事例、サービスの選び方について詳しく解説しています。これにより、自治体の担当者がSMS導入に関する理解を深め、効果的な情報伝達手段を選ぶ手助けとなります。

SMSとは

SMSとは、ショートメッセージサービス（Short Message Service）の略で、携帯電話番号を使って短いメッセージを送受信できるサービスです。ショートメールと呼ばれることもあります。電話番号さえわかっていればメッセージを送信できるため、メールアドレスがわからなくても連絡を取れます。

SMSと他サービスの違い

SMSは、メールや電話、手紙といった従来の情報伝達手段とは異なる特徴を持っています。主な違いを以下の表にまとめました。

SMSは、特に迅速な情報伝達と高い開封率を求められる場合に有効な手段と言えるでしょう。

【関連NEWS】郵便料金の値上げから3ヶ月！ 24年内に対策を講じた企業は約9割に上るも、約7割がコスト増を実感。代替ツールは1位「SMS」2位「Eメール」。

　　　リンクスが郵便料金の値上げと業務の電子化についてアンケートを実施！

地方自治体で利用できるSMS送信サービスの機能

地方自治体で利用できるSMS送信サービスには、さまざまな機能が備わっています。これらの機能を活用することで、より効率的かつ効果的に住民への情報伝達を行えます。代表的な機能は以下の通りです。

• 一斉配信機能：多数の住民に一括でSMSを送信
• クリック測定機能：SMSに記載したURLのクリック数を計測
• 複数部門管理機能：複数の部署でのサービスの共有・管理
• 誤送信防止機能：送信前にメッセージ内容を確認する承認フローの設定
• 絞り込み配信機能：年齢や性別、地域など特定の条件で住民を絞り込み、対象者へSMSを送信
• 他人接続判定機能：解約済みの電話番号を判別

これらの機能を活用することで、SMSをより効果的なコミュニケーションツールとして活用できます。

地方自治体が抱える住民への情報発信の課題

住民へ確実に情報を伝えることは、自治体業務の重要な要素です。しかし、従来の情報発信手段では情報が住民へ適切に届いていないケースも少なくありません。その結果、住民サービスの低下や、緊急時の対応の遅れにつながる可能性もあります。

• 情報伝達手段の多様化への対応の遅れ: 高齢者層への情報伝達手段の確保（広報誌、回覧板など）と、若年層への情報伝達手段（SNS、アプリなど）の使い分け、または両者をカバーできるような情報発信戦略が必要
• 情報過多による埋没: 大量の情報が発信される中で、本当に必要な情報が住民に届きにくい
• 住民の関心度低下: 情報の内容や表現方法によっては、住民の関心を引けず、情報が読まれない
• 双方向コミュニケーションの不足: 一方的な情報発信に終始し、住民からの意見や要望を収集する機会が少ない
• リソース不足: 情報発信を行うための人員や予算が不足
• アクセシビリティへの配慮不足: 高齢者や障がい者などにも配慮した情報提供が必要

近年は災害の頻発化や情報伝達手段の多様化に伴い、より迅速かつ多様な手段での情報発信が求められています。また、住民の年齢、ライフステージ、生活環境などによって必要な情報もさまざまでしょう。

従来の一斉配信型の情報発信では、個々の住民のニーズに合わせたきめ細やかな情報提供が難しく、本当に必要な情報が埋もれてしまう可能性も懸念されます。

SMSはより多くの住民に確実に情報を届けられるため、自治体にとって活用の重要性が高まっています。

地方自治体におけるSMS活用の現状と課題

近年、住民サービスの向上や災害時の迅速な対応を目的として、SMSを導入する自治体が増加しています。一方で、いくつかの課題もあります。

• 現状
  • 情報伝達手段の多様化：従来の電話、郵送、メールに加え、SMS、SNSなどさまざまな手　　　　　　　　　　　段が活用されている
  • 費用対効果の重視：限られた予算の中で、より効率的かつ効果的な情報伝達手段が必要
  • 災害時対応の強化：迅速かつ確実な情報伝達による、住民の安全確保の必要性が向上
  • デジタル化の推進：行政手続きのオンライン化など、自治体業務のデジタル化が進展
• 課題
  • 個人情報保護の徹底：個人情報を扱う際のセキュリティ対策の強化が必要
  • 住民理解の促進：利用目的や方法について、住民への周知徹底が重要
  • 費用対効果の検証：導入効果を適切に測定し、継続的な改善が必要
  • システム連携の課題：既存システムとの連携や、多言語対応など、技術的な課題も

SMSは、高い開封率と即時性といったメリットを持つ一方で、情報セキュリティ対策や住民理解の促進といった課題への適切な対応が不可欠です。これらの課題を克服することで、SMSは自治体と住民間のコミュニケーションを円滑にし、住民サービスの向上に大きく貢献できるツールとなるでしょう。

地方自治体での具体的なSMS活用方法

SMSは、その即時性と高い到達率から、地方自治体における住民サービス向上に大きく貢献できます。以下、具体的な活用方法をいくつかご紹介します。

税金の納付通知・督促

納付期限の告知や、納付遅延者への督促をSMSで行えます。従来の郵送と比べ、迅速かつ確実に情報を届けられます。

また、郵送費の削減や納付率の向上、迅速な対応による滞納額の最小化を促進できることもメリットです。

【関連記事】SMS督促の導入から運用まで徹底解説！企業・自治体担当者向け完全ガイド

行政手続きの案内

SMSは、住民票の異動や転出手続きなど、各種手続きの案内、必要書類、窓口の営業時間などの通知に活用できます。

窓口への問い合わせの混雑を緩和し、スムーズな手続きを促進できるため、住民の利便性の向上が可能です。

子育て支援情報発信

SMSは子育てに関するイベント情報、保育園の空き状況、予防接種のスケジュールなど、子育て世帯に必要な情報の発信にも活用できます。

情報をタイムリーに配信できるため、子育て世帯へのきめ細やかなサポートにつながります。また、子育てしやすい環境づくりにも役立てられるでしょう。

地域イベント・特定健診情報の告知

地域イベントの開催情報や、特定健診の受診勧奨などの告知にもSMSが活用できます。

SMSは住民に情報が届きやすくなるため、住民の参加率向上を図り、地域活性化へも貢献できます。また、特定健診の受診率が上がれば住民の健康増進にもつながるでしょう。

防災情報の配信

SMSを活用すれば、緊急地震速報、避難勧告、避難指示など、災害時の重要な情報を迅速に伝えられます。

情報を的確に伝えることで、被害を軽減し住民の安全を確保しやすくなります。

避難指示

危険度の高い地域に絞った避難指示をSMSで発信し、迅速かつ的確な避難行動を促進できます。

他媒体より確実に情報を伝えられるため、混乱を軽減できるでしょう。

地方自治体のSMS導入メリット

本章では、地方自治体がSMSを導入するメリットを解説します。

受信率や到達率、開封率が高い

SMSは、メールと比較して受信率、到達率、開封率が非常に高い特徴があります。携帯電話番号に直接届くため、迷惑メールフォルダに振り分けられる心配がなく、確実に相手に届きます。

また、メッセージが届くと同時に通知が表示されるため、開封率も高いです。

そのため、緊急性の高い情報や重要な連絡を迅速に伝えたい自治体にとって大きなメリットになります。

システム構築の必要がない

SMS配信サービスは、クラウドサービスとして提供されており、複雑なシステム構築は不要なことが多いです。

そのため、導入にかかる時間やコストを大幅に削減できます。IT知識の少ない場合でも手軽に導入できるため、迅速にSMSの運用を開始できることはメリットと言えます。

コスト削減効果も期待できる

従来の郵送や電話による連絡と比較して、SMSはコスト削減効果が期待できます。郵送にかかる印刷代、送料、人件費、電話にかかる通話料などを削減可能です。

後述する、湖西市 水道課 総務給水係では、郵送からSMSへの切り替えで年間で多くの納付書削減を実現しています。

【関連記事】2024年郵便料金3割値上げ！SMSへ切り替えて送信コストを大幅削減！

送信後に詳細なログを取得できる

多くのSMS配信サービスでは、メッセージの送信後に詳細なログを取得できます。

誰がいつメッセージを受信したか、URLをクリックしたかなどを確認できるため、情報伝達の効果を測定し、改善に役立てられます。

個別対応で住民の満足度が向上する

SMSは、住民一人ひとりに合わせたメッセージを送信できるため、個別対応によるきめ細やかなサービスを提供できます。

例えば、名前や予約日時などをメッセージに含めることで、パーソナライズされたコミュニケーションを実現し、住民満足度の向上に役立ちます。

双方向通信で住民ニーズを的確に把握できる

SMSは一方通行の通信だけでなく、住民からの返信を受け付けることも可能です。これにより、アンケート調査や問い合わせ対応など、双方向のコミュニケーションを図れます。

住民のニーズを的確に把握し、より良いサービス提供につなげられるでしょう。

【関連記事】SMSアンケートの基本知識を把握！仕組みと活用法や成功事例を徹底ガイド

迅速な情報伝達で住民の安心・安全が守られる

SMSは即時性が高く、確実に住民に情報を届けられます。そのため、災害発生時など緊急性の高い情報を迅速に伝える必要がある場合、住民の安心・安全を守りやすいです。

さらに、安否確認や避難指示、支援物資に関する情報など、状況に応じて必要な情報をタイムリーに配信することで、混乱を最小限に抑え、的確な行動を促せます。また、高齢者などの情報伝達手段では情報が届きにくい層にも、確実に情報を届けられるメリットもあります。

SMS導入における注意点と対策

SMS導入における注意点と対策方法を解説します。

情報セキュリティ対策を徹底する

SMSで個人情報を取り扱う以上、情報セキュリティ対策は必須です。情報漏洩や不正アクセスは、住民の信頼を下げるだけでなく、自治体としての責任も問われかねません。安全性を高めるために、以下の対策を徹底しましょう。

• 送信前の確認: 送信前に複数人で宛先と内容をチェックする体制を整えるなど
• セキュリティソリューションの導入: 迷惑SMSのブロック設定やセキュリティソフトの導入など
• 国内網直収サービスの利用: 信頼できる国内キャリアと直接接続してより安全な通信経路を確保

導入時の住民理解を促進する

SMS導入の効果を最大限に発揮するためには、住民の理解と協力が不可欠です。導入前に、SMSの目的や利用方法、セキュリティ対策などを丁寧に説明し、住民の不安や疑問を解消することが重要です。広報誌やWebサイト、説明会などを活用して、周知しましょう。

特に、SMSを悪用したフィッシング詐欺（スミッシング）への注意喚起は重要です。自治体からのSMSを装った詐欺被害を防ぐためにも、公式なSMSの送信元番号を明確に伝え、不審なSMSには返信したりURLをクリックしたりしないよう注意喚起しましょう。

費用対効果を適切に評価する

SMS導入には、システム利用料や送信費用など、一定のコストが発生します。導入前に、想定される効果とコストを比較し、費用対効果の適切な評価が重要です。他の情報発信手段と比較検討し、SMS導入が本当に最適な選択かどうかを慎重に見極めましょう。

また、導入後も効果分析を行うことが大切です。

自治体向けSMS配信サービスの選び方

自治体のニーズにマッチし、安全かつ効率的な運用を実現するサービスを選択するために、以下の4つのポイントを確認しておきましょう。

高度なセキュリティが確保されている

自治体が扱う情報は機密性の高いものが多く、情報漏洩対策を徹底的に実施する必要があります。

そのため、SMS配信サービスを選ぶ際にも、通信データの暗号化やセキュリティ認証、不正侵入防止システムがあるかなどセキュリティ対策が万全であるかどうかの確認が大切です。

これらのセキュリティ対策に加え、サービス提供会社の導入実績や運営年数も参考になります。実績豊富な企業は、それだけノウハウが蓄積されており、信頼性が高いと言えるでしょう。

ニーズに合った機能を利用できる

SMS配信サービスは、さまざまな機能を提供しています。自治体によって必要な機能は異なるため、導入する業務内容や目的にマッチした機能が搭載されているかの確認が重要です。例えば、以下のような機能が役立ちます。

• 差し込み機能: 住民の名前や日付など、宛先ごとに異なる情報をSMS本文に差し込んでパーソナラ　　　　　　　イズされたメッセージを送信する
• 解約済番号判定機能: 解約済みの携帯電話番号を事前に判別して誤送信を防止する
• 予約送信機能: イベント告知やリマインダー送信などにおいて特定の日時にSMSを自動送信する
• 複数部門管理機能: 部門ごとにアカウントを管理する
• 双方向通信機能: アンケート調査や問い合わせ対応など住民からの返信を受け取れる

導入前に必要な機能をリストアップし、複数のサービスを比較検討することをおすすめします。

導入サポートが充実している

SMS配信サービスをスムーズに導入・運用するためには、充実したサポート体制が不可欠です。特に、初めてSMS配信サービスを導入する自治体にとっては、導入時のサポートが重要になります。具体的には、以下の点をチェックしましょう。

• 導入マニュアルやFAQの充実度
• 電話やメールによるサポートの対応時間や対応の品質
• 導入研修や操作説明会の有無

導入後も、疑問点やトラブルが発生した場合に、迅速かつ的確なサポートを受けられるかどうかも重要なポイントです。

複数サービスを比較検討する

最適なSMS配信サービスを選ぶためには、複数のサービスの比較検討が不可欠です。

料金体系、機能、セキュリティ対策、サポート体制などさまざまな観点から比較し自治体のニーズにもっとも合致するサービスを選びましょう。

各サービスのWebサイトで資料請求や問い合わせを行い、詳細な情報を収集することが大切です。

地方自治体でSMS導入を成功させるための3つのポイント

本章では、地方自治体でSMS導入を成功させるための3つのポイントをご紹介します。

1. 導入目的を明確化し、効果測定指標を設定する

「住民サービスの向上」「業務効率化」「経費削減」など抽象的な目的ではなく、具体的な目標を設定することで、効果的な施策を立案できます。

例えば、「納税率の向上」「イベント参加者の増加」「問い合わせ対応時間の短縮」など、数値で測れる目標を設定することでSMSの効果を可視化しやすくなります。

目標設定と合わせて重要なのが、効果測定指標の設定です。例えば、納税通知にSMSを導入する場合、「SMS送信後の納税率」「未納者からの問い合わせ件数」「督促状の発送件数の減少」などを指標として設定することで、SMS導入の効果を定量的に評価できます。

導入目的と効果測定指標を明確にすることで、PDCAサイクルを効果的に回し、継続的な改善につなげられます。

2. 住民への周知徹底で混乱を避ける

SMSを導入する際には、住民への周知徹底が不可欠です。SMSの利用方法、受信できる情報の種類、個人情報の取り扱いなど、住民が安心して利用できるよう、事前に丁寧な説明を行いましょう。

ホームページや広報誌、地域の情報掲示板などを活用し、多様な情報発信経路を確保することで、より多くの住民に情報を届けられます。

3. 運用体制を整備する

SMSを効果的に運用するためには、担当部署の設置やマニュアル作成など、適切な運用体制の整備が必要です。

誰がSMSを送信するのか、どのような内容を送信するのか、緊急時の対応はどうするのかなど、事前にルールを明確化することでスムーズな運用を実現できます。

また、住民からの問い合わせ対応窓口を設置し、FAQの作成や問い合わせ対応マニュアルを整備することで、住民からの質問や疑問に迅速かつ適切に対応できます。

さらに、個人情報保護の観点からも、SMS送信履歴の管理やアクセス権限の設定など、セキュリティ対策を徹底することが重要です。

4. 定期的に効果測定する

SMS導入後も、定期的に効果測定を行い、見直しと改善を繰り返すことが重要です。事前に設定した効果測定指標に基づいてSMSの効果を検証し、目標達成度を評価することで改善点を明確にできます。

効果が低い場合は、メッセージの内容や送信頻度、対象者などを変更するなど、改善策を検討し実行しましょう。

効果測定と改善を繰り返すことで、SMSをより効果的に活用し、住民サービスの向上へ継続的に貢献できます。

地方自治体のSMS活用事例｜コスト削減と債務管理の効率化を実現

静岡県湖西市水道課の総務給水係では、水道サービスの企画や料金管理、新規契約の手続きを行っています。

市民のライフスタイルの多様化に対応するため、DXを推進しているものの、検針結果や料金請求は郵送による通知が必要なため、紙ベースでの発行や郵送コストが課題でした。また、決済手段も口座振替と納付書払いに限られていることも課題に感じていたそうです。

そこでSMS送信サービスSMAPSを導入し、「検針票等のSMS送信サービス」「SMSの本人認証を活用したクレジット決済」「SMSによる漏水お知らせサービス」を提供開始しました。

その結果、導入から約2年間で1,135件が納付書払いからクレジットカード決済に移行し、年間約6,800通の納付書コストの削減に成功しています。また、未払いや再徴収の手間が軽減され、債権管理の効率化も実現しています。

2025年4月からは、SMS利用者や検針票不要の方に水道料金の割引が適用されるなど、地方自治体だけでなく市民の方々にとっても嬉しい効果が得られることでしょう。

【活用事例】湖西市 ：水道課 総務給水係「SMSは本人確認できる最適なツール」検針・支払いのデジタル化で業務効率が大幅向上

効果的に・安心安全に利用したいなら国内初の経済産業省認定SMSサービス「SMAPS」の利用を

数あるSMS配信サービスの中でも、効果的に、安心・安全に利用したいなら「SMAPS」がおすすめです。SMAPSは、SMSのメッセージに記載された固有のURLから本人認証を行うことで、請求書や重要な情報を安全に通知できます。

国内で初の法的効力を認められた経済産業省認定SMSサービスであるため、自治体での活用も安心して行えます。

SMAPSの特徴は以下の通りです。

• 従来の内容証明郵便や配達証明郵便に比肩する機能である
• 携帯電話回線の利用で災害時などでも安定した通信が可能
• シンプルな操作性で知識が少なくても安心
• 期限付きURL発行機能で収納代行などを確実に行える
• さまざまな決済サービスとの連携がワンストップで実施できる
• 豊富な機能で目的にマッチしたプランを選択できる

住民の方々に安心してSMSを活用してもらいたい場合は、ぜひ一度お問い合わせください。

SMS配信サービス 「SMAPS」はこちら

地方自治体のSMS活用で住民への情報発信を効率化させよう

住民ニーズの多様化、情報伝達の高度化が求められる現代において、SMSは自治体にとって必要不可欠なコミュニケーションツールとなりつつあります。

SMSを活用することで、住民サービスの向上、業務効率化、コスト削減を実現し、より信頼される自治体運営を目指せます。

さまざまなSMS送信サービスの中で安全性を確保したい場合は、SMAPSの利用がおすすめです。詳細は、以下のリンクからお気軽にお問い合わせください。

SMS配信サービス 「SMAPS」はこちら