業種：不動産業

プラン：Layer 2、2.5、3

目的：賃貸借契約や入金管理の効率化

【お話を伺った方】

株式会社Goodリアルエステート
代表取締役社長　石松 豊さま

未入金督促の9割をSMSに移行。ペーパーレス推進と郵送・電話コスト削減へ

御社の事業内容について教えてください。

当社は、賃貸管理業務を主軸とした事業を展開しています。東京、大阪、名古屋の3拠点を中心に、約14,000室超の賃貸マンションの管理を手掛けています。不動産所有者さまからお預かりした賃貸物件について、入居者募集から契約中の運営管理、入居者対応、さらには解約時の精算まで、トータルでの管理業務を担っています。

また、多くの国内外の不動産ファンドさまから管理（PM）の委託を受けているため、物件運営状況や家賃徴収状況、滞納状況などの詳細な業務実施内容を毎月期限までに報告するという説明責任を伴う業務も特徴の一つです。

SMAPSの導入前にはどんな課題がありましたか。

賃貸借契約の電子化を進めたいという方針を当初から掲げていましたが、口座振替用紙など一部紙を使用した郵送プロセスが残り、業務フローを一貫して電子化できないという課題がありました。

さらに、郵送を通じた入居者さまへの賃料督促にかかるコスト削減や、ペーパーレス化も重要なテーマでした。印刷、封入、切手貼付、郵便局への持ち込みなどの一連の工程とコストに加えて、郵便料金の値上げもあり、ペーパーレス推進は避けて通れない課題でした。

SMAPSの現在の活用と効果について教えてください。

現在、賃貸借契約の電子化と連携した口座振替の電子化が順調に進んでいます。これにより紙ベースでの通信が不要となり、賃貸借契約を完全に電子化できました。

中でもSMSの活用が最も進んでいるのが、入居者さまに向けた「未入金のお知らせ」です。従来は郵送で行っていた未入金督促業務を、現在では約9割SMSに切り替えています。SMSはスマートフォンの通知で目に留まりやすく、通常のメールよりも開封される可能性が高いといえます。また、SMAPSではSMSの開封状況を確認できるため、未開封の通知に対して計画的にフォローアップを進められる点が大きな強みです。

さらに、請求業務のペーパーレス化と効率化も実現しました。これまで請求書を郵送していたプロセスを見直し、現在ではSMSを通じてコンビニ払いの利用を促しています。この仕組みにより、当社は請求書作成や郵送作業が削減されるだけでなく、入居者さまにとっても利便性が向上したと考えています。

リンクスのサポート体制が運用定着の鍵に

新たなツール導入における課題と工夫について教えてください。

新しいツールの導入では、特に現場での運用定着が最大の課題となりました。どれだけ優れたツールでも、新しいプロセスへの移行やダブルスタンダード期間（旧方式と新方式の併用期間）は、現場で抵抗感を生むことが少なくありません。

その点、リンクスさんの継続的なフォローアップは大きな支えとなりました。東京をはじめ、バックヤード業務の拠点である福岡にも頻繁に足を運んでいただき、定着するまで何度も手厚くサポートがあったことで、経営層から現場レベルに至るまで、SMS運用を浸透させることができました。

これまでに他のシステム導入も経験していますが、「定着」という面では常に課題が残りがちでした。そのため、リンクスさんのきめ細やかなサポート体制には感謝しています。当初は複数のチームで同時に導入を進めたために少々時間がかかりましたが、粘り強いフォローの結果、現在では各チームで主体的にSMSを活用しています。

今後の展望について教えてください。

賃貸借契約のさらなる電子化を進めるとともに、SMS活用の幅を広げていきたいと考えています。最近では外国籍の入居者対応の可能性を模索しています。例えば、多言語通知を紙ベースよりも効率的に行える点や、紙の掲示よりも入居者さまご本人に確実に届けられる点で、SMSは優れた選択肢となる可能性があります。

また、退去後の請求対応においても、SMSは重要な役割を果たすと期待しています。引っ越しや帰国により請求書の送付先が不明になるケースでも、携帯電話番号を使ったアプローチなら確実性が高まります。

SMSは高い到達率と開封率を誇るだけでなく、開封されなかった場合でも次のアクションを計画できるのが大きなメリットです。今後さらにSMSをさまざまな業務に活用し、業務効率化とコスト削減を一層推進していきたいと考えています。